Các yêu cầu pháp lý thường niên đối với công ty tại Singapore

Tạo ra lợi nhuận phải đi đôi với việc thực hiện các nghĩa vụ theo quy định. Sau khi đăng ký doanh nghiệp tại Singapore, bạn cần đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý hàng năm được quy định bởi chính quyền Singapore.

Một số yêu cầu pháp lý thường niên tại Singapore

1. Biên bản họp đại hội thường niên (AGM)

Mục đích của Đại hội đồng thường niên (AGM) là đưa ra một bức tranh chính xác và toàn diện về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

Nói cách khác, đại hội là nơi mà giám đốc chịu trách nhiệm cho mọi con số trong báo cáo tài chính trước các cổ đông để tránh sự lạm dụng quyền hạn giữa các giám đốc và đảm bảo sự minh bạch.

Theo Luật Công ty Singapore (Companies Act), mọi công ty được thành lập tại Singapore được yêu cầu triệu tập AGM ít nhất một lần một năm.

Luật cũng đặt các điều kiện cho việc tổ chức AGM. Sau đây là một số điều mà bạn cần chú ý:

• Cuộc họp AGM đầu tiên phải được tổ chức trong vòng 18 tháng sau ngày thành lập công ty
• Các cuộc họp AGM tiếp theo được tổ chức cách nhau không quá 15 tháng tính từ AGM trước đó
• Tất cả các báo cáo tài chính và/hoặc tài khoản phải được cập nhật trong vòng 6 tháng trước khi AGM diễn ra

Nếu công ty bạn sở hữu là công ty tư nhân, bạn có thể không tổ chức AGM nhưng phải có một nghị quyết chung được đa số các cổ đông của công ty đồng ý. Một khi bạn đưa ra nghị quyết đã đáp ứng được điều kiện, công ty bạn sẽ không cần phải tổ chức AGM.

2. Địa chỉ đăng ký

Để giữ liên lạc với các cơ quan thẩm quyền liên quan, bạn phải đăng ký một địa chỉ cho công ty bạn. Địa chỉ này đơn giản là nơi để gửi nhận thư cũng như các thông báo liên quan đến công việc kinh doanh của công ty bạn.

Địa chỉ đăng kí phải được đặt tại Singapore và phải cho phép hoạt động ít nhất là trong giờ làm việc.

Ngoài ra, bạn phải báo cáo cho ACRA nếu có bất kỳ thay đổi nào liên quan đến địa chỉ đăng ký trong vòng 14 ngày kể từ ngày thay đổi.

Đối với những công ty không đủ điều kiện sở hữu không gian làm việc riêng, họ được phép thuê một văn phòng thông thường hoặc thiết lập một văn phòng ảo tại Singapore.

> Xem thêm: Cách Chọn Văn Phòng Ảo tại Singapore.

3. Bổ nhiệm thư ký công ty

Thư ký công ty là một điều bắt buộc và bạn phải bổ nhiệm thư ký công ty trong vòng 6 tháng sau ngày thành lập.

Người này sẽ đảm nhận một số trách nhiệm riêng, cụ thể là đảm bảo tuân thủ quy định và tạo điều kiện kết nối giữa công ty và các cơ quan thẩm quyền.

Những trách nhiệm này đòi hỏi thư ký công ty phải có chuyên môn và kinh nghiệm sâu rộng. Vì lý do này, thư ký nên có trình độ đủ tốt để đảm nhận các công việc. Bạn cũng nên lưu ý là mọi thay đổi về tình trạng của vị trí này phải được cập nhật càng sớm càng tốt.

> Xem thêm: Những Điều Cần Biết Về Thư Ký Công Ty tại Singapore.

4. Công bố số đăng ký công ty

Ngay sau khi ACRA chính thức đưa ra quyết định thành lập công ty của bạn, họ sẽ gửi email cho bạn để xác nhận, trong đó có cả số đăng ký công ty.

Số này là riêng biệt cho mỗi công ty và phải được công bố trên tất cả các tài liệu bạn nắm giữ hoặc lưu hành cho các bên khác.

5. Xác định ngày kết thúc năm tài chính (FYE)

FYE là ngày kết thúc kỳ kế toán trong năm của bạn, do đó bạn nên đảm bảo nó phù hợp với tính chất và kế hoạch kinh doanh của bạn.

Quyết định ngày FYE nào là tùy theo tính toán của công ty bạn. Tuy nhiên, nếu công ty của bạn là một công ty con, bạn nên căn cứ vào FYE của công ty mẹ, điều này sẽ giúp quá trình hoàn tất các yêu cầu pháp lý thường niên dễ dàng hơn cho công ty bạn.

Một năm tài chính có thể kéo dài hơn một năm dương lịch nhưng không được vượt quá 18 tháng kể từ ngày thành lập công ty.

> Xem thêm: Cách Chọn Năm Tài Chính Cho Doanh Nghiệp tại Singapore.

6. Duy trì sổ đăng ký

Để có thể quản lý tốt hơn các công ty, ACRA đòi hỏi các công ty duy trì và cập nhật thường xuyên các sổ đăng ký theo luật định và các hồ sơ liên quan khác.

Bạn nên duy trì các tài khoản này tại địa chỉ công ty đã chính thức đăng ký và đảm bảo rằng công ty thường xuyên thực hiện các hướng dẫn sau:

• Cập nhật thông tin về người kiểm soát công ty, giám đốc công ty, thư ký và kiểm toán viên.
• Sửa đổi danh sách các cổ đông và bất kỳ thông tin cần thiết nào
• Cập nhật chi tiết về các khoản nợ với lãi suất cố định hoặc thả nổi
• Thông tin về các AGM

7. Thông báo thay đổi

Nếu có bất kỳ thay đổi đáng kể nào về tình trạng của công ty bạn, bạn nên thông báo cho ACRA và IRAS.

Một số thay đổi bạn nên lưu ý gồm:

• Chuyển nhượng quyền sở hữu cổ phần
• Mọi thay đổi về vốn cổ phần
• Bất kỳ thay đổi về tình trạng của các thành phần chủ chốt như giám đốc công ty và thư ký.

Bạn nên thông báo cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan theo thời hạn quy định, nếu không công ty bạn sẽ không tránh khỏi các hình phạt theo quy định.

8. Bổ nhiệm kiểm toán viên

Thời hạn quy định mà bạn phải chỉ định một kiểm toán viên phù hợp là 3 tháng kể từ khi thành lập công ty. Kiểm toán viên có nhiệm vụ đảm bảo rằng kiểm toán tuân thủ với các tiêu chuẩn kế toán. Nhưng nếu bạn được miễn yêu cầu kiểm toán, thì cũng không cần bổ nhiệm kiểm toán viên.

Công ty sẽ được hưởng miễn yêu cầu kiểm toán nếu được xem là một “công ty nhỏ”. Sẽ có 2 điều kiện công ty bạn cần thỏa mãn:

• Doanh thu hàng năm của công ty vào cuối năm trước không được vượt quá 10 triệu đô la Singapore;
• Tổng tài sản của công ty bạn vào cuối năm trước không được vượt quá 10 triệu đô la Singapore;
• Tổng số nhân viên toàn thời gian của công ty không quá 50 người.

> Xem thêm: Miễn trừ kiểm toán cho doanh nghiệp tại Singapore.

9. Báo cáo thường niên và khai thuế

Báo cáo thường niên (Annual Return) và khai thuế (Tax Returns) là hai yêu cầu bắt buộc phải nộp hàng năm đối với các công ty tại Singapore.

• Báo cáo thường niên là để đảm bảo rằng thông tin đã đăng ký của công ty bạn được cập nhật
• Tờ khai thuế là công cụ để đánh giá thuế của công ty bạn

Đáng lưu ý, công ty bạn có thể xin miễn báo cáo thường niên và khai thuế hàng năm miễn là công ty đáp ứng được một số điều kiện nhất định.

> Xem thêm: Yêu cầu báo cáo hàng năm đối với công ty tại Singapore.

Bạn còn băn khoăn hoặc muốn biết thêm thông tin về các yêu cầu pháp lý thường niên đối với công ty tại Singapore? Hãy trò chuyện với tư vấn viên của chúng tôi bằng cách gửi tin nhắn vào khung chat hoặc gửi email cho chúng tôi qua service@bbcincorp.sg