Những Điều Cần Biết Về Thư Ký Công Ty tại Singapore

Bổ nhiệm thư ký là một trong những yêu cầu pháp lý bắt buộc đối với mọi công ty thành lập tại Singapore. Hơn nữa, thư ký còn đóng vai trò quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp.

Vì vậy mà nếu bạn đang dự định thành lập công ty tại Quốc đảo Sư tử, việc bổ nhiệm thư ký là điều phải làm. Trong bài viết này, BBCIncorp sẽ cung cấp cho bạn đọc các thông tin liên quan đến vai trò và trách nhiệm của một thư ký, cũng như những yêu cầu cho một thư ký tại Singapore.

1. Tầm Quan Trọng của Thư Ký

Yêu cầu pháp lý

Cơ quan quản lý doanh nghiệp và kế toán, hay gọi tắt là ACRA, quy định rõ ràng rằng mọi công ty tại Singapore bắt buộc phải bổ nhiệm ít nhất một thư ký cho doanh nghiệp. Điều 171 (4) của Luật Doanh Nghiệp (Companies Act) cũng quy định cụ thể rằng chức vụ thư ký không được bỏ trống quá 6 tháng tại bất kỳ thời điểm nào của công ty. Tóm lại, nếu bạn muốn kinh doanh tại Singapore, bổ nhiệm thư ký là yêu cầu bắt buộc.

Tuân thủ yêu cầu hàng năm

Ngoài ra, một thư ký cũng có trách nhiệm đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ theo những yêu cầu thường niên từ các cơ quan thẩm quyền tại Singapore như ACRA hay IRAS. Bổ nhiệm một thư ký có trình độ và kinh nghiệm là một việc rất cần thiết, đặc biệt đối với các tổ chức doanh nghiệp quy mô lớn như các công ty đại chúng.

Bởi vì phạm vi hoạt động rộng cho nên việc tuân thủ theo các yêu cầu hàng năm đối với các doanh nghiệp quy mô lớn thường sẽ rất phức tạp. Ví dụ như nhiều giấy tờ cần được xử lý hơn khi tổ chức Đại hội cổ đông thường niên với số lượng cổ đông lớn hoặc khi soạn thảo các báo cáo hằng năm cho chính phủ với nhiều giao dịch hơn. Vì vậy mà việc tuyển một hoặc nhiều hơn các thư ký là rất quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn để tránh việc mắc các sai lầm pháp lý không đáng, có thể dẫn đến các hình phạt nghiêm trọng.

Kết Nối

Một trong số trách nhiệm của thư ký công ty là giao dịch và xử lý giấy tờ với các cơ quan chính phủ Singapore. Chính vì lý do đó, mà thư ký đóng vai trò như một cầu nối giữa doanh nghiệp và chính phủ, liên tục thông báo và cập nhật các tin tức mới cũng như thông tin mới về các chương trình ưu đãi mang lợi ích cho công ty. Ngoài ra, thư ký cũng có vai trò quan trọng khi thay mặt doanh nghiệp giao tiếp với các cổ đông của công ty.

2. Yêu Cầu Đối Với Thư Ký Công Ty tại Singapore

Điều 171 của Luật Doanh Nghiệp quy định các điều khoản liên quan đến thư ký công ty tại Singapore. Theo luật, một công ty tại Singapore bắt buộc phải bổ nhiệm ít nhất một thư ký thỏa các điều kiện sau đây:

• Là cá nhân
• Có địa chỉ thường trú thuộc Singapore
• Không rơi vào điều khoản cấm trong Điều 155B
• Không phải là giám đốc duy nhất của một doanh nghiệp

Đối với công ty đại chúng (public company), Luật Doanh Nghiệp quy định rằng các giám đốc có trách nhiệm đảm bảo mỗi thư ký được bổ nhiệm phải thỏa mãn các điều kiện liên quan về kinh nghiệm, học thuật và thuộc các hiệp hội nghề nghiệp. Vì vậy, bạn nên tuyển một luật sư, kế toán hoặc một thành viên của Hiệp hội thư ký và quản trị Singapore (SAICSA) vào chức vụ thư ký công ty.

Đối với công ty tư nhân (private company), bất cứ cá nhân nào thường trú tại Singapore đều có thể làm thư ký của một công ty. Tuy nhiên, Điều 171 (1AB) có đề cập rằng nếu công ty vi phạm bất kỳ điều khoản liên quan nào trong Luật Doanh Nghiệp thì ACRA có quyền yêu cầu công ty tư nhân bổ nhiệm thư ký thỏa mãn các điều kiện liên quan về kinh nghiệm, học thuật và thuộc các hiệp hội nghề nghiệp (như được nêu trên đối với công ty đại chúng).

Điều 171 (1A) một lần nữa nhấn mạnh rằng một thư ký doanh nghiệp phải đảm bảo “có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm để thực thi các chức năng của một thư ký công ty”. Nếu bạn không biết ai có thể thỏa đủ điều kiện để làm thư ký, thì lời khuyên là bạn nên sử dụng Dịch vụ thư ký công ty của một nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba uy tín tại Singapore. Thực tế cho thấy rất nhiều công ty tại Singapore đang sử dụng dịch vụ thư ký bên ngoài để giảm bớt các gánh nặng pháp lý cho doanh nghiệp.

3. Vai Trò và Trách Nhiệm của Thư Ký Công Ty tại Singapore

3.1. Vai Trò

Thư ký của một công ty sẽ có hai vai trò chính như sau:

Quản trị

Để giảm bớt các gánh nặng cho các giám đốc của một doanh nghiệp, thư ký cần phải thành thạo các kỹ năng quản lý. Họ phải đảm bảo rằng các nghĩa vụ liên quan của công ty phải được chấp hành đúng thời hạn để tránh trường hợp công ty phải chịu các án phạt. Hơn nữa, thư ký công ty cũng phải chuẩn bị chu toàn trước mọi thứ (thông báo, lịch trình và văn bản ghi chép) khi tổ chức các cuộc họp của doanh nghiệp. Một thư ký hoàn thành tốt vai trò quản trị sẽ giúp các giám đốc có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các vấn đề thật sự cần thiết như là đưa ra các quyết định quan trọng.

Tư vấn

Thư ký công ty cũng có thể đưa ra các lời cố vấn cần thiết cho giám đốc trong quá trình thông báo và phổ cập các tin tức và chương trình ưu đãi mới được ban hành từ các cơ quan chính phủ. Ngoài ra, khi phát hiện những rủi ro sai phạm liên quan về mặt pháp lý, lời khuyên của thư ký cũng sẽ rất hữu ích trong việc đề ra các biện pháp khắc phục.

3.2. Trách Nhiệm

Để đảm bảo vai trò của mình trong doanh nghiệp, thư ký cần hoàn thành các trách nhiệm như sau:

Nộp và khai báo với ACRA:

• Bản báo cáo hàng năm và các loại giấy tờ được yêu cầu khác
• Bất kỳ thay đổi nào về thông tin và trạng thái của công ty hoặc giám đốc
• Bấy kỳ sửa đổi nào đối với các điều khoản trong quy định và điều lệ của công ty
• Thông tin về các trường hợp chuyển nhượng cổ phần

Duy trì và cập nhật hồ sơ như:

• Giấy tờ đăng ký của công ty
• Văn bản ghi chép các cuộc họp
• Bản báo cáo hàng năm

Tổ chức họp hội đồng quản trị hoặc đại hội cổ đông thường niên

• Chuẩn bị thông báo và lịch trình
• Ghi chép văn bản cuộc họp
• Phân phát các báo cáo liên quan sau cuộc họp

Những trách nhiệm khác

• Duy trì mối quan hệ với các cổ đông và các cơ quan chính phủ
• Giữ và đảm bảo sử dụng hợp lý con dấu công ty
• Đảm bảo các giấy tờ và công văn liên quan phải có đầy đủ tên công ty và mã số kinh doanh UEN
• Cố vấn và áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp
• Các trách nhiệm khác được đề cập trong hợp đồng

4. Quy Trình Thay Đổi Thư Ký Công Ty tại Singapore

Trong một số trường hợp, bạn sẽ có nhu cầu bổ nhiệm thư ký mới cho doanh nghiệp, vì các lý do như thiếu trách nhiệm, không thực thi đúng nhiệm vụ hoặc chi phí cao Quy trình thay đổi thư ký gồm hai giai đoạn:

Kết thúc hợp đồng

• Thư ký cũ ký đơn nghỉ việc
• Các giám đốc thông qua nghị quyết chấp nhận đơn nghỉ việc
• Công ty thông báo đến ACRA trong vòng 14 ngày
• Công ty đảm nhận lại công việc và giấy tờ từ thư ký cũ

Bổ nhiệm thư ký mới

• Các giám đốc thông qua nghị quyết bổ nhiệm thư ký công ty mới
• Thư ký mới ký kết mẫu đơn 45B chấp thuận đảm nhận chức vụ mới
• Công ty thông báo đến ACRA về thông tin của thư ký mới

5. Kết Luận

Bổ nhiệm thư ký công ty tại Singapore là một yêu cầu bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp tại Quốc đảo Sư tử. Về tổng quan, một thư ký phải là cá nhân thường trú tại Singapore và đảm bảo có đủ trình độ và kinh nghiệm để thực thi các chức năng của một thư ký.

Trách nhiệm của một thư ký rất đa dạng nhưng chủ yếu xoay quanh việc khai báo và nộp các giấy tờ yêu cầu pháp lý cho cơ quan chức năng, lưu trữ và cập nhật sổ sách cũng như chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp. Với lý do chính đáng, doanh nghiệp có thể thay đổi thư ký công ty tuân theo quy trình gồm hai giai đoạn: chấp thuận nghỉ việc của thư ký cũ và bổ nhiệm thư ký mới sau đó.

Nếu bạn đang có nhu cầu sử dụng dịch vụ thư ký thuê ngoài cho doanh nghiệp, hãy tham khảo Dịch vụ thư ký công ty của BBCIncorp! BBCIncorp là một trong những nhà cung cấp dịch vụ uy tín hàng đầu tại Singapore!