Hướng Dẫn về CorpPass cho Doanh Nghiệp tại Singapore

CorpPass cực kỳ quan trọng cho hầu hết tất cả các công ty tại Quốc đảo Sư tử bởi vì đây là phương thức đăng nhập duy nhất để làm việc và giao dịch với các cơ quan chính phủ Singapore. CorpPass cho phép doanh nghiệp nộp báo cáo thuế, đăng ký các chương trình hỗ trợ hoặc giấy phép và sử dụng các dịch vụ kỹ thuật số khác.

Trong bài viết này, BBCIncorp sẽ hướng dẫn bạn, đặc biệt nếu bạn là các doanh nhân trẻ tại Singapore, về CorpPass thật sự là gì, cách thức để đăng ký và ai có quyền được sử dụng CorpPass thay mặt cho doanh nghiệp.

1. Sơ Lược về CorpPass tại Singapore

CorpPass là gì?

Trước đây, nếu doanh nghiệp muốn sử dụng các dịch vụ kỹ thuật số của Chính phủ phải thông qua nhiều tài khoản khác nhau, tiêu biểu là SingPass và EASY. Việc này đã dẫn tới khó khăn trong việc theo dõi các giao dịch cho các doanh nghiệp cũng như gây ra những nỗi lo về việc bảo mật thông tin cho cá nhân người sử dụng.

Tuy nhiên, vào tháng 9 năm 2016, tài khoản Singapore Corporate Access, hay còn gọi tắt là CorpPass, lần đâu tiên được công bố là một tài khoản kỹ thuật số dành cho các doanh nghiệp cũng như các loại hình tổ chức khác (như là các tổ chức phi lợi nhuận và các hiệp hội) để giao dịch trực tuyến với các cơ quan chính phủ Singapore. Từ thời điểm công bố cho đến nay, CorpPass đã được ứng dụng rộng rãi và chính thức trở thành một phương thức đăng nhập duy nhất từ tháng 9 năm 2018 khi một doanh nghiệp muốn làm việc với chính phủ.

Giờ đây, với CorpPass, các doanh nghiệp chỉ cần một tài khoản duy nhất để sử dụng các dịch vụ số của chính phủ, điều này đã giải quyết sự khó khăn trong việc theo dõi các giao dịch như đã nêu trên cho các doanh nghiệp. CorpPass cũng giúp việc bảo mật thông tin trở nên chặt chẽ hơn bởi vì tài khoản SingPass giờ đây chỉ dành riêng cho các giao dịch cá nhân.

CorpPass có thể được dùng để làm gì?

CorpPass là tài khoản cho phép doanh nghiệp truy cập vào toàn bộ dịch vụ điện tử sẵn có (e-services) bao gồm những dịch vụ cơ bản và thiết yếu như nộp tờ khai báo thuế doanh nghiệp hàng năm, nộp quỹ CPF cho nhân viên hoặc đăng ký các loại giấy tờ lao động như Employment Pass và Work Permit.

Chỉ trong một thời gian ngắn từ khi được công bố, CorpPass đã được ứng dụng nhanh chóng bởi đa số các cơ quan chính phủ bao gồm những cơ quan rất quen thuộc với doanh nghiệp như IRAS hay ACRA. Tính đến bây giờ, có hơn 200 cơ quan chính phủ đã sử dụng CorpPass. Bạn có thể tham khảo các loại dịch vụ kỹ thuật số gắn liền với tài khoản CorpPass tại đây.

2. Điều Kiện Đăng Ký CorpPass tại Singapore

Cá nhân được ủy quyền từ các loại hình tổ chức sau đây có thể đăng ký CorpPass:

• Công ty được đăng ký thành lập tại Singapore và đã được cấp mã doanh nghiệp (UEN – Uniquie Entity Number)
• Công ty nước ngoài, không được đăng ký thành lập tại Singapore, nhưng có nhu cầu làm việc hoặc giao dịch với các cơ quan chính phủ nước này.

Thực tế cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp tại Singapore đều được yêu cầu phải đăng ký CorpPass bởi đây là cách thức duy nhất để giao dịch với chính phủ nếu một doanh nghiệp sỡ hữu mã UEN. Mặt khác, các tổ chức không có mã UEN không bắt buộc phải sở hữu CorpPass, ví dụ như công ty liên doanh hoặc công ty ủy thác.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp không có mã UEN này vẫn có thể đăng ký CorpPass nếu muốn. Để thỏa điều kiện đăng ký loại tài khoản này, các công ty trước hết cần phải sở hữu mã UEN bằng cách đăng ký với các cơ quan có thẩm quyền. Danh sách các cơ quan ban hành mã UEN có thể được tham khảo tại đây.

Lưu ý, các đối tượng sau sẽ không thể sở hữu mã UEN:

• Cá nhân
• Công ty không có nhu cầu hoặc chỉ làm việc và giao dịch với một cơ quan chính phủ duy nhất
• Các đơn vị như chi nhánh hoặc bộ phận trực thuộc công ty

3. Cách Thức Đăng Ký CorpPass tại Singapore

Trước khi đi vào quy trình đăng ký, bạn cần hiểu rõ về các loại vai trò và tài khoản liên quan đến CorpPass:

3.1. Vai Trò và Tài Khoản CorpPass

Tổng cộng có 5 vai trò với 4 loại tài khoản CorpPass tương ứng. Mỗi loại tài khoản sẽ có những chức năng và quyền hạn khác nhau như sau:

3.2. Yêu Cầu

Đối với các công ty đăng ký thành lập tại Singapore, những loại giấy tờ sau cần được chuẩn bị:

• Mã số UEN
• Thông tin của CorpPass Admin cũng như Register Officer: NRIC, họ tên và email

Các công ty nước ngoài cần chuẩn bị các giấy tờ sau:

• Hồ sơ thành lập công ty
• Hồ sơ thông tin về CorpPass Admin

3.3. Quy Trình Đăng Ký CorpPass tại Singapore

Đăng Ký tài khoản quản lý CorpPass Administrator

Một số lưu ý nhỏ:

• Bạn cần phải sở hữu tài khoản SingPass để có thể đăng nhập và đăng ký tài khoản CorpPass Administrator
• Việc đăng ký này chỉ có thể được thực hiện bởi Register Officer hoặc Admin của công ty

Quay lại với quy trình đăng ký, điều đầu tiên bạn cần làm đó là đăng nhập vào website CorpPass chính thức của chính phủ. Sau đó, đăng nhập với tài khoản SingPass và làm theo hướng dẫn cho đến khi hoàn thành việc đăng ký CorpPass:

• Nếu bạn là Registered Officer của công ty, bạn có thể bổ nhiệm bản thân vào vai trò CorpPass Admin và đăng ký tài khoản quản lý CorpPass Administrator. Trong trường hợp này, bạn sẽ không cần bổ sung bất kỳ loại giấy tờ hoặc đơn chấp thuận nào khác.
• Nếu bạn là Admin của công ty, bạn bắt buộc phải có đơn chấp thuận trực tuyến từ phía Registered Officer hoặc thư ủy thác để có thể đăng ký thành công tài khoản CorpPass Administrator.

Tạo Các Loại Tài Khoản Khác

Sau khi hoàn thành việc đăng ký tài khoản CorpPass Administrator, bạn có thể tiếp tục tạo các loại tài khoản khác (Sub-Administrator, Enquiry User, CorpPass User) và gán quyền hoặc giới hạn các loại dịch vụ số có thể truy cập cho các tài khoản đó.

Về phía người sử dụng được ủy thác sử dụng CorpPass, họ cần kích hoạt tài khoản CorpPass của mình bằng mã ID được cho trước, sau đó đăng nhập bằng tài khoản SingPass và xác nhận các thông tin cần thiết để bắt đầu sử dụng tài khoản CorpPass. Nếu người dùng không có tài khoản SingPass, họ cần đăng ký CorpPass 2FA, (một ứng dụng cho việc xác nhận thông tin đăng nhập) để hoàn tất quy trình xác nhận.

4. Các Ý Chính Cần Nhớ

• CorpPass là phương thức đăng nhập duy nhất để làm việc và giao dịch với các cơ quan chính phủ kể từ tháng 9 năm 2018.
• Các công ty hoặc tổ chức trong và ngoài Singapore đều có thể đăng ký tài khoản CorpPass.
• Có 5 vai trò liên quan đến CorpPass là Registered Officer, Administrator (Admin), Sub-Administrator, Enquiry User and User. Mỗi vai trò sẽ có một loại tài khoản CorpPass riêng với các quyền hạn phân cấp khác nhau.
• Quy trình đăng ký CorpPass không quá phức tạp: Đăng ký tài khoản quản lý CorpPass Adminstrator bằng cách bám sát các hướng dẫn tại website đăng ký và sau đó tạo thêm các tài khoản khác cũng như gán quyền cho người sử dụng.

Hãy tiếp tục tìm hiểu các khía cạnh kinh doanh khác tại Singapore với các bài viết hướng dẫn của BBCIncorp!

Hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào liên quan đến CorpPass tại Singapore, hãy liên hệ với BBCIncorp ngay!