Cách Chọn Văn Phòng Ảo tại Singapore

Văn phòng ảo (virtual office) không còn là một khái niệm xa lạ với giới kinh doanh. Với nền kinh tế phát triển nhanh chóng như hiện nay, văn phòng ảo đã trở thành một xu hướng mới trên thế giới. Không những loại hình văn phòng này mang lại lợi ích cho những công ty vừa và nhỏ, nó còn là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp lớn muốn mở rộng thị trường ra nước ngoài.

Xu hướng này cũng nhanh chóng xuất hiện tại Singapore. Ngày càng nhiều các doanh nghiệp nước ngoài đầu tư vào thị trường tiềm năng của Quốc đảo sư tử dẫn đến việc sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại Singapore trở nên phổ biến hơn bao giờ hết.

Nếu bạn đang có ý định tìm kiếm một văn phòng ảo cho doanh nghiệp của mình tại Singapore, đây chắc chắn là bài viết bạn nên tham khảo. BBCIncorp sẽ phân tích những lợi ích của loại hình này cũng như liệt kê chi tiết các yếu tố mà bạn nên cân nhắc khi chọn một văn phòng ảo tại Singapore.

1. Lợi Ích của Văn Phòng Ảo

Văn phòng ảo có những lợi ích vượt trội so với loại hình văn phòng thông thường:

1.1. Tiết Kiệm Tài Chính

Chắc chắn rằng việc thuê văn phòng truyền thống sẽ rất đắt đỏ, đặc biệt ở các vị trí trung tâm tài chính tại Singapore. Các chi phí phát sinh khác như nội thất, dụng cụ, thiết bị và hệ thống viễn thông sẽ góp phần làm giá thuê văn phòng truyền thống tăng cao hơn nữa.

Với ngân sách hạn hẹp thì việc chọn văn phòng ảo sẽ là phương án tối ưu hơn nhiều về mặt tài chính. Một trong những lợi ích lớn nhất của văn phòng ảo chính là chi phí thấp. Chi phí thấp cũng đồng nghĩa với việc hạn chế được rủi ro tài chính, điều này vô cùng có lợi đối với các công ty nước ngoài muốn mở rộng thị trường vào Singapore.

Gói dịch vụ văn phòng ảo rẻ nhất tại Singapore đôi khi chỉ bao gồm địa chỉ nhận mail mà thôi (các dịch vụ khác có thể được bổ sung sau). Cho nên, nếu so với việc thuê văn phòng truyền thống, thì bạn có thể tiết kiệm được một khoản đầu tư không hề nhỏ khi chọn văn phòng ảo để đăng ký kinh doanh tại Singapore. Ngoài ra, bạn còn tiết kiệm được chi phí đi lại bởi vì loại hình văn phòng ảo cho phép bạn làm việc từ xa.

1.2. Dịch Vụ Hỗ Trợ

Thuê văn phòng ảo đồng nghĩa với việc bạn sở hữu tạm thời một địa chỉ kinh doanh. Một địa chỉ doanh nghiệp tọa lạc tại khu trung tâm thành phố hoặc khu tài chính có thể sẽ gây ấn tượng tốt với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh.

Không những vậy, văn phòng ảo còn cung cấp nhiều dịch vụ khác hỗ trợ cho việc hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Một số ví dụ như là dịch vụ chuyển tiếp cuộc gọi và email hoặc dịch vụ cho thuê phòng họp và không gian làm việc. Các dịch vụ hỗ trợ thiết yếu này là một trong những yếu tố quan trọng cần cân nhắc khi chọn văn phòng ảo tại Singapore.

1.3. Tính Thuận Tiện

Văn phòng ảo tạo sự linh động khi làm việc cho các nhân viên. Nhân viên không cần đến văn phòng để làm việc nên sẽ có nhiều sự chủ động hơn trong việc sắp xếp thời gian biểu. Hơn nữa, làm việc tại nhà đối với một số nhân viên là một cách tốt để tránh bị xao lãng (đây là vấn đề thường xuyên gặp phải khi làm việc tại công sở truyền thống đông nhân viên), từ đó tập trung để hoàn thành công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn.

Việc sử dụng văn phòng ảo cũng tạo nhiều cơ hội hơn cho việc tuyển dụng. Bạn có thể thuê nhân viên từ những khu vực khác hoặc thậm chí là từ nước ngoài bởi vì họ có thể làm việc từ xa mà không cần đến công ty.

2. Các Yếu Tố Cân Nhắc Khi Chọn Văn Phòng Ảo tại Singapore

Để thuê được một văn phòng ảo “đáng đồng tiền bát gạo”, bạn nên cân nhắc những yếu tố sau:

2.1. Địa Chỉ

Địa chỉ kinh doanh sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến hình ảnh doanh nghiệp của bạn. Việc dùng địa chỉ nhà làm địa chỉ doanh nghiệp sẽ để lại ấn tượng cực kỳ xấu với khách hàng hoặc đối tác kinh doanh khi họ biết được bạn điều hành cả doanh nghiệp của mình trong phòng khách và nhận bưu phẩm từ thùng thư công cộng. Thật thiếu chuyên nghiệp!

Ấn tượng đầu tiên luôn luôn quan trọng và địa chỉ kinh doanh là thứ đầu tiên mà khách hàng thường nhìn vào. Một địa chỉ doanh nghiệp tọa lạc tại trung tâm tài chính ngay lập tức sẽ truyền tải sự chuyên nghiệp và đáng tin cậy đến khách hàng. Chính vì vậy mà bạn nên ưu tiên chọn các văn phòng ảo tại những khu vực tài chính của Singapore như Robison Road, Clarke Quay, Shenton Way hay Raffle Quay.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng văn phòng ảo của bạn có địa chỉ dễ tiếp cận và thuận tiện cho việc đi lại nếu khách hàng hoặc đối tác có nhu cầu ghé thăm văn phòng thường xuyên.

2.2. Dịch Vụ và Cơ Sở Vật Chất

Như đã đề cập ở trên, một trong những lợi ích của văn phòng ảo chính là việc có thể lựa chọn linh động các dịch vụ hỗ trợ. Bạn nên kiểm tra rằng liệu gói dịch vụ văn phòng ảo mà bạn chọn có đầy đủ các dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp của bạn hay không, và liệu sau này bạn có thể đăng ký thêm các dịch vụ hỗ trợ khác nếu cảm thấy cần thiết hay không. Sau đây là những dịch vụ thiết yếu mà bạn có thể sẽ cần đến:

• Trả lời hoặc chuyển tiếp cuộc gọi: một trợ lý sẽ trả lời điện thoại cho bạn hoặc chuyển tiếp cuộc gọi đến số điện thoại cá nhân của bạn.
• Chuyển tiếp thư (mail): các thư từ sẽ được scan và gửi đến địa chỉ đăng ký của bạn
• Phòng họp hoặc không gian làm việc: việc chọn văn phòng ảo sẽ tối ưu nhất khi bạn làm việc từ xa. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn chắc chắn sẽ cần đến phòng họp để gặp gỡ đối tác hoặc không gian làm việc để thay đổi không khí. Vì vậy mà bạn nên chọn văn phòng ảo có các thiết bị và vật dụng cần thiết như màn hình và máy chiếu hoặc mạng internet tốc độ cao để đáp ứng những nhu cầu nêu trên.

Chất lượng cơ sở vật chất cũng cần được chú ý. Chắc chắn rằng bạn không muốn tạo ấn tượng xấu cho đối tác kinh doanh với một phòng họp chật chội và bàn ghế thô sơ. Không ít thì nhiều, cơ sở vật chất cũng ảnh hưởng đến tâm trạng làm việc và năng suất của cuộc họp. Lời khuyên ở đây là bạn nên trực tiếp ghé thăm văn phòng ảo để tận mắt kiểm tra chất lượng của cơ sở vật chất tại đó.

2.3. Giá Cả và Thời Hạn

Sau khi đã xác định được các dịch vụ cần thiết cho doanh nghiệp và đảm bảo rằng chúng có thể được cung cấp tại văn phòng ảo mà bạn chọn, điều tiếp theo bạn nên cân nhắc là giá. Bạn nên đọc và kiểm tra kỹ hợp đồng để xác định các điều khoản về dịch vụ hoặc thiết bị được thu phí dựa trên tần suất hoặc số lần sử dụng. Việc xác định này sẽ giúp bạn tránh được các khoản phụ thu không mong muốn.

Hơn nữa, bạn nên chọn các gói dịch vụ văn phòng ảo cẩn thận dựa trên nhu cầu của doanh nghiệp. Ví dụ, nếu công ty của bạn nhận nhiều cuộc gọi từ khách hàng, sẽ tốt hơn cho bạn khi chọn gói dịch vụ hỗ trợ chuyển tiếp cuộc gọi không giới hạn. Điều tương tự cũng nên được cân nhắc cho dịch vụ chuyển tiếp thư từ.

Về phần thời hạn hợp đồng, nhiều nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo tại Singapore chỉ đồng ý với thời gian sử dụng dịch vụ ít nhất 6 tháng. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể đàm phán với họ để có được một thời hạn hợp đồng ngắn hơn. Đừng quên hỏi trước về khả năng nhận lại số tiền hoàn trả (refund) khi bạn muốn kết thúc hợp đồng trước hạn, trong trường hợp việc kinh doanh diễn ra không suôn sẻ hoặc nếu bạn muốn đổi văn phòng ảo khác.

2.4. Uy Tín của Nhà Cung Cấp Dịch Vụ

Việc lựa chọn sai nhà cung cấp dịch vụ văn phòng ảo sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến mạch kinh doanh của công ty. Gián đoạn kinh doanh có thể dẫn đến việc thất thoát doanh thu lớn và bạn chắc chắn không muốn điều đó xảy ra.

Đây là một lý do nữa mà bạn nên trực tiếp ghé thăm văn phòng ảo trước khi thuê nhằm kiểm tra xem dịch vụ và cơ sở vật chất thực tế có đúng với những gì họ quảng cáo hay không. Hơn nữa, bạn cũng có thể tham khảo qua những bài đánh giá từ những người đã từng sử dụng qua dịch vụ để xác thực.

Để tránh ảnh hưởng đến việc kinh doanh sau này, hãy cảnh giác với những scandal hoặc những vấn đề  phạm pháp liên quan đến địa chỉ văn phòng ảo mà bạn sắp chọn.

3. Kết Luận

Văn phòng ảo tại Singapore đã trở thành một xu hướng bởi các lợi ích về chi phí thấp, nhiều các dịch vụ hỗ trợ thiết yếu và tính thuận tiện cho làm việc. Một văn phòng ảo tốt nên có một địa chỉ tọa lạc tại trung tâm, đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất và dịch vụ hỗ trợ, giá cả minh bạch và có uy tín. Đó cũng là những yếu tố bạn nên cân nhắc khi chọn văn phòng ảo cho doanh nghiệp của bạn tại Singapore.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến dịch vụ văn phòng ảo tại Singapore, hãy liên hệ với BBCIncorp ngay!