Đại Hội Cổ Đông Thường Niên Tại Singapore

Công ty của bạn khi được thành lập và hoạt động tại Singapore, nó phải tuân thủ yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên (gọi tắt là AGM – Annual General Meeting). Nếu không tuân thủ, công ty bạn sẽ bị chính phủ phạt. Và với cương vị giám đốc, bạn có thể sẽ phải hầu tòa và truất quyền khỏi vị trí giám đốc.

Thật ra thì yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên không khó để tuân thủ. Thậm chí trong nhiều trường hợp, công ty của bạn có thể sẽ được miễn khỏi yêu cầu này.

1. Khái Niệm của Đại Hội Cổ Đông Thường Niên tại Singapore

Đại hội cổ đông thường niên là cuộc họp hàng năm mà công ty cập nhật cho các cổ đông về tình hình tài chính của công ty. Trong cuộc họp, báo cáo tài chính và các giấy tờ liên quan khác sẽ được trình bày với cho cổ đông. Các cổ đông sau đó sẽ có cơ hội để hỏi những thắc mắc của mình về tình hình kinh doanh của công ty.

Những vấn đề chủ yếu được bàn luận và biểu quyết trong cuộc họp cổ đông là những vấn đề được được quy định trong quy chế của công ty. Chúng thường bao gồm: cổ tức chi trả, bổ nhiệm giám đốc, thanh toán lương cho giám đốc, các vấn đề liên quan đến bảng cân đối kế toán.

Các vấn đề khác cũng có thể được trình bày trong buổi họp. Tuy nhiên, những vấn đề này phải được đề cập rõ ràng trong giấy thông báo mời họp AGM.

Đa phần các công ty tại Singapore sẽ phó thác việc tổ chức đại hội cổ đông cho dịch vụ thư ký công ty. Và bạn cũng nên như thế. Những dịch vụ thư ký chuyên nghiệp sẽ đảm bảo công ty bạn thực thi các yêu cầu pháp lý theo đúng thời gian quy định. Sau khi buổi họp cổ đông kết thúc, thư ký công ty sẽ tiến hành nộp bản khai báo thường niên đến ACRA.

2. Các Yêu Cầu về Đại Hội Cổ Đông Thường Niên tại Singapore

Khi bạn tổ chức đại hội AGM, hãy lưu ý các yêu cầu sau:

2.1. Thời Gian Tổ Chức

Theo Điều 175A(1) của Luật Doanh Nghiệp, công ty của bạn tại Singapore phải tổ chức đại hội cổ đông thường niên:

  • Trong vòng 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nếu nó là công ty không niêm yết
  • Trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, nếu nó là công ty đại chúng được niêm yết

Một năm tài chính là khoảng thời gian mà khoản thu nhập được tạo ra và sẽ bị đánh thuế vào năm kế tiếp. Bạn có thể chọn ngày kết thúc năm tài chính rơi vào bất kỳ ngày nào trong năm. Lựa chọn phổ biến nhất thường là vào ngày 31 tháng 12.

2.2. Thông Báo Mời Họp

Bạn bắt buộc phải gửi văn bản mời họp đến tất cả các thành viên của công ty. Theo ACRA, thông báo phải được gửi ít nhất là 14 ngày trước khi đại hội diễn ra. Thông báo phải được gửi qua bưu kiện, email, hoặc bất kỳ phương thức nào quy định trong quy chế công ty.

Thông báo mời họp đại hội cổ đông nên ghi rõ những thông tin sau:

  • Thời gian và địa điểm của đại hội tại Singapore
  • Những vấn đề sẽ được trình bày và biểu quyết

Khi gửi thông báo mời họp, bạn cũng nên gửi kèm bản báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, các bản báo cáo của giám đốc và kiểm toán viên (nếu có) đến các thành viên của công ty. Việc này sẽ giúp các thành viên công ty có thời gian để xem xét và suy nghĩ về những gì cần hỏi trong buổi họp sắp tới.

2.3. Số Lượng Thành Viên Tham Gia

Số lượng thành viên tối thiểu tham gia đại hội cổ đông thường niên là hai người. Nếu ít hơn, đại hội AGM có thể sẽ không được công nhận.

Tại Singapore, các cổ đông có quyền ủy nhiệm người đại diện để tham gia họp. Người đại diện không nhất thiết phải là thành viên của công ty bạn. Tuy nhiên, thông báo về việc các thành viên có thể ủy thác người đại diện tham gia phải được gửi kèm với văn bản mời họp AGM.

3. Miễn Trừ Tổ Chức Đại Hội Cổ Đông tại Singapore

Có 3 trường hợp mà công ty của bạn có thể miễn trừ khỏi yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông tại Singapore. Trường hợp 1 là:

  • Công ty của bạn là công ty tư nhân tại Singapore, và
  • Công ty của bạn đã gửi báo cáo tài chính đến tất cả các thành viên trong vòng 5 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Trường hợp 2 là:

  • Công ty của bạn là công ty tư nhân tại Singapore, và
  • Các thành viên của công ty đều thông qua biểu quyết không tổ chức đại hội.

Dù không phải tổ chức đại hội, công ty của bạn vẫn phải gửi đầy đủ các báo cáo tài chính và giấy tờ liên quan khác đến các thành viên. Nếu cần thiết, việc biểu quyết các vấn đề có thể thực hiện thông qua văn bản (bản cứng hoặc email).

Đối với cả hai trường hợp trên, bạn cần thông báo đến ACRA khi nộp bản báo cáo thường niên đến cơ quan chính phủ này.

Trường hợp 3: Nếu công ty của bạn là công ty dormant tư nhân (công ty không hoạt động) và không niêm yết, thì nó cũng sẽ được miễn khỏi yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên.

Tuy nhiên, bất kỳ thành viên nào cũng có quyền yêu cầu công ty bạn phải tổ chức đại hội AGM. Người này phải gửi yêu cầu đến công ty ít nhất là 14 ngày trước khi hạn chót tổ chức đại hội cổ đông.

Và khi nhận được yêu cầu, công ty của bạn phải đảm bảo tổ chức đại hội cổ đông trước khoảng thời gian 6 tháng tính từ ngày kết thúc năm tài chính. Bạn có thể cân nhắc đăng ký gia hạn thời gian tổ chức đại hội AGM với ACRA.

4. Gia Hạn Thời Gian Tổ Chức Đại Hội Thường Niên tại Singapore

Công ty của bạn có thể đăng ký gia hạn thời gian tổ chức đại hội AGM lên đến 60 ngày. Việc nộp đơn đăng ký có thể được thực hiện bởi chính bạn hoặc phó thác cho thư ký công ty.

Việc gia hạn phải được đăng ký trước hạn chót tổ chức đại hội AGM. ACRA khuyên bạn nên nộp đơn ít nhất 14 ngày trước khi hạn chót, vì họ cần thời gian để xét duyệt.

Việc đăng ký cũng khá đơn giản, bao gồm những bước sau:

  • Đăng nhập vào BizFile+
  • Chọn phần Local Company -> Annual Filing -> Extension of Time for AGM/Annual Return
  • Điền lý do cho việc gia hạn
  • Trả phí $200
  • Nhận email xác nhận

5. Các Ý Chính Cần Nhớ

  • Công ty tư nhân của bạn phải tổ chức đại hội cổ đông thường niên trong vòng 6 tháng kể từ khi một năm tài chính kết thúc.
  • Thông báo mời họp phải được gửi đến các thành viên của công ty ít nhất 14 ngày trước khi đại hội diễn ra.
  • Hai trường hợp mà công ty tư nhân của bạn được miễn trừ khỏi yêu cầu AGM là khi nó gửi toàn bộ báo cáo tài chính đến các thành viên trong vòng 5 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, hoặc các thành viên thông qua biểu quyết bỏ qua việc tổ chức đại hội.
  • Ngoài ra, công ty dormant tư nhân tại Singapore cũng sẽ được miễn trừ khỏi yêu cầu tổ chức AGM.
  • Công ty của bạn có thể gia hạn thời gian tổ chức đại hội cổ đông thường niên lên đến 60 ngày.

Nếu bạn có một thư ký công ty tốt, việc tuân thủ yêu cầu tổ chức đại hội cổ đông thường niên sẽ không thành vấn đề gì.

Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đến việc tổ chức đại hội cổ đông và dịch vụ thư ký công ty, hãy liên hệ BBCIncorp ngay!

Bài Viết Gần Đây